Trước diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, Thủ tướng Chính phủ đã chỉ thị cán bộ, công chức viên chức của các cơ quan, đơn vị Nhà nước sử dụng công nghệ thông tin làm viêc tại nhà, tăng cường tổ chức họp trực tuyến.
Cách đây nhiều năm, có thể việc áp dụng phương pháp làm việc trực tuyến còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, trong thời buổi bùng nổ công nghệ như hiện nay, làm việc trực tuyến (hay làm việc tại nhà) đã không còn là phương thức xa lạ.
Đối với các đơn vị nhà nước, toàn bộ những công việc không mang tính chất đặc thù hoặc không có tính chất mật đều có thể sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin và môi trường mạng để xử lý một cách triệt để, cụ thể:
Giải quyết công việc trên môi trường mạng:
Hiện nay, toàn tỉnh đã sử dụng chung phần mềm Quản lý văn bản VNPT-Ioffice, phần mềm này cung cấp tương đối hoàn thiện môi trường để các bộ, công chức viên chức có thể xử lý công việc trực tuyến: bao gồm đầy đủ thông tin chỉ đạo điều hành, gửi, nhận, dự thảo văn bản, báo cáo, góp ý trực tuyến trên hệ thống.
Toàn bộ các nghiệp vụ như xin ý kiến, trao đổi thông tin, đề xuất, tham mưu trước đây thực hiện theo hình thức văn bản giấy thì bây giờ đều có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống phần mềm điện tử. Thay vì soạn thảo các văn bản xin ý kiến, tham gia ý kiến, đề xuất, tham mưu (phiếu trình) rồi in ra giấy để gửi tới các vị trí cần thiết sau đó người xét duyệt cho ý kiến trực tiếp trên các bản giấy đó thì bây giờ hãy chuyển đổi toàn bộ quy trình này sang thực hiện trên môi trường điện tử. Toàn bộ các nội dung giao dịch công việc nêu trên đều có thể nhập trực tiếp trên phần mềm một cách linh hoạt. Các nội dung này đều được lưu lại cùng với hồ sơ công việc, trong trường hợp cần thiết có thể ký số lên từng nội dung tương tự như ký lên các phiếu giao dịch công việc giấy để xác thực nguồn gốc thông tin.
Như vậy toàn bộ quá trình giải quyết công việc đều được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng từ khi tiếp nhận văn bản, hồ sơ đến quá trình tham gia ý kiến, kiểm tra, thẩm định, xét duyệt, ban hành kết quả.
Để thực hiện giải quyết công việc trên môi trường mạng một cách triệt để đòi hỏi toàn bộ các vị trí tham gia vào quá trình giải quyết công việc đều phải thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng, thoát ly hoàn toàn văn bản giấy, ứng dụng triệt để chữ ký số chuyên dùng để xác thực nguồn gốc thông tin.
Đối với các buổi họp bàn, thảo luận
Hãy chuyển đổi hình thức họp trực tiếp sang hình thức họp trực tuyến. Với các ứng dụng hỗ trợ hiện nay chúng ta có thể thực hiện được hầu hết các cuộc họp theo hình thức trực tuyến, trường hợp thực sự cần thiết thì mới cần tổ chức họp trực tiếp.
Có khá nhiều ứng dụng giúp chúng ta giải quyết vấn đề này như: Ứng dụng Meet của Google, ứng dụng Teams của Microsoft,… (có thể tham khảo tại đây). Với các ứng dụng này chỉ cần người dùng sử dụng máy tính, hoặc điện thoại thông minh có gắn micro và camera kết nối internet là đều có thể trở thành một điểm cầu trực tuyến, dù ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể dự họp. Những ứng dụng này ngoài hỗ trợ video call còn có rất nhiều tính năng thú vị và hữu ích khác như truyền file, chia sẻ màn hình… rất thuận tiện và hỗ trợ tối đa cho mục đích họp trực tuyến hay làm việc nhóm.
Trao đổi thông tin
Ngoài ra, việc trao đổi công việc cũng như tương tác nội bộ còn có thể thực hiện thông qua các ứng dụng phổ biến chúng ta vẫn dùng hàng ngày có hỗ trợ các tính năng chat, voice call, video call như: Zalo, Facebook Messenger..
Như vậy: Làm việc trực tuyến là việc tận dụng tối đa hạ tầng và kỹ thuật hiện có đáp ứng đầy đủ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt cách ly xã hội, góp phần rất lớn vào hiệu quả của công tác phòng, chống dịch, giảm thiểu tối đa nguy cơ lây nhiễm trong cộng đồng.
Để làm viêc trực tuyến thực sự phát huy hiệu quả, đáp ứng những yêu cầu thực tiễn trước những diễn biến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, tháo gỡ những khó khăn chung trong trong thời điểm hiện tại cũng như sẵn sàng tiếp cận và thích ứng với xu thế chung của cuộc cách mạng 4.0 thì mỗi người chúng ta cần thực sự đổi mới, thoát ly cách làm thủ công truyền thống, tích cực tìm hiểu và vận dụng linh hoạt.
Các thông tin liên quan
Một số ứng dụng họp trực tuyến
Nhận diện chữ viết từ văn bản giấy
Ký số hồ sơ điện tử thông thường
Hướng dẫn sử dụng phần mềm VsignPDF của BCY Chính phủ
Hướng dẫn tạo văn bản theo nghị định 30/2020
Thiết lập hình ảnh chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Giới thiệu ứng dụng nhận diện chữ từ văn bản giấy